各院系：

现将毕业生档案建档和寄发工作具体事宜通知如下：

一、装档内容

毕业生档案建档和寄发工作由各毕业班辅导员具体负责，在各院系分管学生工作领导的指导下进行。装档材料由各院系到相关单位（括号内为材料领取单位）领取。建档内容如下：

1、中学档案（各院系）

2、毕业生情况登记表（各院系）

3、成绩表（各院系）

4、实习小结（各院系）

5、毕业论文及评审表（各院系）

6、体检表（校医院）

7、奖惩材料（各院系）

8、党员组织材料（组织部）

9、团员组织材料（各院系团总支）

10、《教师资格证》申请表（各院系）

11、报到通知书白联（各院系）

上述材料如有缺项或另寄，应在毕业生档案目录清单中注明

二、信封填写

1、毕业生档案以特快专递方式邮寄，填写特快专递《详情单》时应严格按照规定格式填写（填写样本附后），并将填好的《详情单》贴到档案袋上（《详情单》背后附膜撕下即可粘贴）。

2、各毕业班辅导员应根据《2006届毕业生派遣计划表》相关内容，用楷书（最好用圆珠笔）认真填写档案邮寄地址。

三、档案封寄

1、各院系将档案材料装好，并把粘贴有填写完整《详情单》的毕业生档案送到学生处，经学生处审查后，封口、签章，集中寄发（学生个人不得自带档案）。

2、各院系根据档案寄发情况填写制作《毕业生档案寄发情况登记表》，交学生处和就业指导中心备案。

四、毕业生留存档案

待就业应届毕业生档案按照学校有关规定办理档案留存手续。毕业生留存档案的管理由各院系负责。零星邮寄经费在学生处报销。各院系应认真、及时填写《留存档案管理表》，报学生处备案（每年一次）。

五、时间要求

7月8日前，各院系将《毕业生情况登记表》送到学生处集中签章，并领取《特快专递邮件详情单》和档案袋。7月12日前，各院系将装好的毕业生档案送到学生处。

特此通知

学生处  就业指导中心

                                         2006年6月14日